La dématérialisation de documents, un sujet qui s’inscrit en pleine transition numérique des entreprises.
En quoi consiste le dématérialisation ?
Au delà de dématérialisation de documents, nous parlons de dématérialisation de processus. Il s’agit de produire les documents directement au format numérique à partir d’un système d’information mais pas seulement. Se pose ensuite la question de leur transmission, de leur validation, et de leur archivage sécurisé. La dématérialisation entraîne une redéfinition des processus. Quelle chaîne le document doit-il suivre ? Quel sera le niveau d’autorisation des différents interlocuteurs ? Pendant combien de temps archiver les données ? La notion de dématérialisation est très souvent intimement liée à la notion de GED (Gestion Electronique Documentaire).
Attention à ne pas confondre la dématérialisation avec la numérisation des documents. La numérisation de documents dont l’original a été émis par papier permet l’archivage électronique de ce document mais n’a aucune valeur légale. L’authenticité du document ne peut pas en effet être prouvée. L’entreprise doit être en mesure de pouvoir produire l’original papier aux différentes instances concernées. Cette numérisation permet pour une entreprise de retrouver facilement les informations au sein d’une « bibliothèque » partagée.
Pour autant, la numérisation répond également à certaines normes, en particulier la norme AFNOR.
Le document ainsi numérisé doit être :
- fidèle à l’original papier
- non-altérable (sécurisé et non modifiable)
- tracé durant tout son cycle de vie
L’entreprise est amenée dans ce cas à adopter une solution de numérisation et d’archivage conforme à cette norme AFNOR.
La dématérialisation est particulièrement intéressante pour 3 des grands pôles d’une entreprise, à savoir:
- La comptabilité
- La gestion commerciale
- Les ressources humaines
Elle concerne un bon nombre de documents de type facture (client, fournisseur), devis, bon de livraison, mandats, notes de frais, bulletins de salaires…
Mais avant même de parler de solutions, quels enjeux se cachent derrière ?
Le 1er enjeu qui nous vient à l’esprit lorsque nous parlons de dématérialisation est l’enjeu écologique. En effet, l’entreprise réduit fortement sa consommation de papier et contribue ainsi au recul de la déforestation. Vous nous direz, mais que faites-vous des gros data centers dans lesquels mes données sont archivées et qui sont de gros énergivores ? Oui, certes le data center est friand d’énergie. En outre, le fait de choisir un data center en France est loin d’être neutre sur cet impact écologique. Eh oui, la France produisant en grande majorité de l’électricité à partir d’énergie non fossile, ceci limite l’empreinte carbone du dit data center…
2ème enjeu pour l’entreprise, et non des moindres, la réduction des dépenses et les économies réalisées sur plusieurs plans. Nous citerons (et la liste est non exhaustive) les économies sur:
- la consommation de papier
- le temps passé à la gestion documentaire
- les frais de distribution (envoi de factures ou de bulletins de salaire)
- le traitement des notes de frais
- l’émission récurrente de documents comptables
- le gain de productivité lié au processus de validation des documents avec la signature électronique
3ème enjeu, la sécurisation des données.
La solution gère non seulement les droits des utilisateurs (consultation, modification, création, suppression) mais également la traçabilité de l’intégralité des actions. Cette traçabilité permet donc de remonter l’ensemble de l’historique du document.
Les documents sont archivés dans des data centers ultra sécurisés, permettant ainsi en cas de sinistre de récupérer les dits documents.
4ème enjeu, le gain de place. Eh oui..un disque SDD de 1 To permet de gagner 43 000 m² d’archives papier…et là çà ne vous parle pas ?
5ème enjeu, la valorisation de votre personnel qui pourra se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.
Et le dernier de cette longue liste: la facilité de communication. Un véritable confort pour l’ensemble des acteurs de la chaîne. Les documents sont accessibles rapidement, facilement. Les processus sont simplifiés. Si vous avez choisi de dématérialiser les bulletins de salaire, votre personnel possède individuellement son propre coffre sécurisé dans lequel il est certain de retrouver l’ensemble de ces précieux documents.
La dématérialisation est-elle obligatoire ?
Oui si vous vous adressez aux marchés publics ou si vous travaillez avec un service public (hôpital, état, établissement public, collectivité locale…).
Depuis 2017, cette obligation est appliquée aux entreprises de plus de 5000 salariés. 2018 a intégré les entreprises intermédiaires de 250 à 5000 salariés. 2019 fût le tour des PME de 10 à 250 salariés. Et enfin, le 1er janvier 2020, terminera la boucle avec l’intégration des TPE.
Autre obligation concernant la remise des bulletins de paie sous format électronique:
Depuis la loi El Khomri, si l’entreprise choisit de dématérialiser les bulletins de paie, cela devient le droit commun. L’entreprise pourra procéder à sa remise sous format électronique, si le salarié de s’y oppose pas. Elle modifie en conséquence la loi précédente, nécessitant l’accord du salarié.
En pratique, l’employeur informe le salarié par tout moyen conférant date certaine un mois avant la première émission du bulletin de salaire (ou au moment de l’embauche) de son droit d’opposition.
Le salarié peut exercer ce droit d’opposition à tout moment (avant ou après la première émission du bulletin sous format électronique). L’employeur a alors trois mois pour rendre effective cette opposition.
Quelles solutions existent-ils pour dématérialiser mes documents ?
Bon nombre de clients nous posent régulièrement la question. Le sujet semble donc parfaitement d’actualité. Bien que C2iP ne propose pas directement de solutions de type GED, nous pouvons vous orienter vers des partenaires de confiance.
Leurs outils permettent de créer, éditer, stocker, partager et signer. Ils s’interfacent aisément avec des systèmes d’information existants type ERP. Des solutions de numérisation certifiées peuvent complétées les outils. Ces solutions fonctionnent en mode SaaS sous forme de forfaits mensualisés liés au nombre de giga octets ou de nombre de documents entrants.